Rimborsi spese dipendenti: novità 2025

La Legge di bilancio 2025 stabilisce importanti novità in tema di deducibilità delle spese per trasferta dei lavoratori dipendenti.

In particolare viene stabilito che, a partire dal 1 gennaio 2025 le spese sostenute per le trasferte dei dipendenti, quali vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite autoservizi pubblici non di linea, sono deducibili per l’impresa e i rimborsi non sono imponibili per i dipendenti solo se i pagamenti vengono effettuati con mezzi tracciabili (bonifici, carte di credito o debito, modalità elettroniche, ecc.).

L’utilizzo di mezzi non tracciabili per il pagamento di tali spese non compromette il diritto al rimborso, ma impedisce all’impresa di dedurre il costo della trasferta e per il dipendente costituirà reddito imponibile sia ai fini contributivi che fiscali.

Di seguito riportiamo il tenore letterale delle norme introdotte:

  • per i lavoratori dipendenti, l’articolo 51 del TUIR prevede che “I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, per le trasferte o le missioni di cui al presente comma, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241”.
  • per le imprese, l’art. 95 del TUIR prevede che “Le spese di vitto e alloggio e quelle per viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili nei limiti di cui ai commi 1, 2 e 3 se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241”.

Tale disposizioni hanno determinato molte perplessità attuativa da parte degli operatori di settore. A nostro avviso, al fine di una migliore gestione organizzativa ed amministrativa di tali spese e, soprattutto, per evitare incomprensioni tra l’impresa ed i dipendenti, potrebbe essere molto utile adottare uno specifico “Regolamento per la Disciplina delle Trasferte e Rimborso Spese Viaggio Sostenute dai Dipendenti”.

Siamo a disposizione per supportarvi nella stesura del documento.